POLITYKA POSTĘPOWANIA W ZAKRESIE WSPÓŁPRACY Z KONTRAHENTAMI

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Poniżej znajdziesz wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z realizacją usług sprzedaży naszych towarów i usług.

Kto jest administratorem moich danych?	Administratorem Twoich danych osobowych jest FOCUS GARDEN sp. z o.o. z siedzibą w Pile (64-920), ul. Kraszewskiego 10, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda, pod numerem KRS: 0000928047, REGON: 382006469, NIP: 7642696142.
Z kim mogę się skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem moich danych osobowych?	Informujemy, że powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych w osobie Justyny Jankowskiej i we wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych możesz się skontaktować pod adresem e-mail: [email protected]
Jaki jest zakres przetwarzanych przez nas Twoich danych osobowych?	W celu nawiązania i skutecznego kontynuowania współpracy w zakresie produkcji, nabywania lub sprzedaży towarów oraz realizacji usług potrzebujemy przetwarzać Twoje dane kontaktowe, identyfikacyjne oraz dane do rozliczeń finansowych, a więc w szczególności: imię i nazwisko, firmę, dane korespondencyjne, numer telefonu lub adres e-mail, NIP, dane do wystawiania dokumentów księgowych i realizacji płatności (w szczególności numer rachunku bankowego).
	Cel przetwarzania	Podstawa prawna (pełne nazwy aktów prawnych znajdziesz na końcu formularza)
	Ustalenie Twojej tożsamości przed rozpoczęciem sprzedaży towarów, w tym także ustalenie miejsca dostawy naszych produktów, co pozwoli na skuteczną realizację nałożonych na nas obowiązków w ramach naszej współpracy.	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
	Kontaktujemy się z Tobą pod podanym przez Ciebie numerem telefonu czy adresem e-mail, aby np. potwierdzić zamówienie i adres dostawy, a także by rozpatrzyć i potwierdzić otrzymaną od Ciebie reklamację.	Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest realizacja warunków współpracy
	Jeżeli wyrazisz na to zgodę – w celu zapewnienia efektywnej, satysfakcjonującej obie strony współpracy, możemy kierować do Ciebie krótkie ankiety z prośbą o informację zwrotną, abyś mógł poinformować nas, co jeszcze możemy zrobić lepiej; zapewniamy, że ankiety te będziemy wysyłać z taką częstotliwością i w taki sposób, aby nie były one dla Ciebie uciążliwe i nie naruszały Twojego prawa do prywatności; jednocześnie możesz w każdej chwili poinformować nas, że nie chcesz otrzymywać od nas takich treści – wtedy zablokujemy ich wysyłkę, zgodnie z Twoim żądaniem.	Art. 6 ust. 1 lit. a oraz f RODO
	Będziemy przetwarzać Twoje dane w celach marketingowych, w tym w drodze marketingu bezpośredniego. Na podstawie zgody na otrzymywanie od nas newslettera będziemy przesyłali Ci drogą mailową informacje handlowe. Będziemy dokładać wszelkich starań, aby informacje handlowe i marketingowe, nie były uciążliwe i nie naruszały Twojego prawa do prywatności; jednocześnie możesz w każdej chwili poinformować nas, że nie chcesz otrzymywać od nas takich treści – wtedy zablokujemy ich wysyłkę, zgodnie z Twoim żądaniem.	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes administratora
	Jako administrator danych będący przedsiębiorcą mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej i tym samym przetwarzania Twoich danych w tym celu.	Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest dochodzenie naszych roszczeń i obrona naszych praw.
	Jako przedsiębiorca prowadzimy także księgi rachunkowe oraz spoczywają na nas obowiązki podatkowe – wystawiamy np. rachunki za wykonane przez nas usługi, co może się wiązać z koniecznością przetwarzania Twoich danych osobowych.	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Czy moje dane przetwarzane są w jakiś jeszcze sposób?	Jednym ze sposobów przetwarzania przez nas danych osobowych jest tzw. profilowanie. Polega ono na tym, że możemy w oparciu o informacje o Tobie tworzyć profile preferencji naszych klientów i tym samym w oparciu o nie, dostosowywać nasze usługi i treści jakie od nas otrzymujesz. Zapewniamy, że w trakcie profilowania nie przetwarzamy Twoich danych w sposób w pełni automatyczny, bez ingerencji człowieka. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której decyzja podejmowana w sposób automatyczny ma służyć wykonaniu wiążącej nas umowy współpracy (np. zapewnienie Tobie odpowiedniej dostępności usług). Zawsze jednak masz prawo nie podlegać takiej decyzji i domagać się ingerencji człowieka, co oczywiście zapewniamy. Wystarczy że skontaktujesz się z nami na podany powyżej adres e-mail.
Komu przekazywane są moje dane osobowe?	Dbamy o poufność Twoich danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy w bieżących sprawach dotyczących naszej działalności, jako przedsiębiorcy, jak również realizacji Twoich praw, Twoje dane osobowe jako naszego Klienta lub Kontrahenta mogą być przekazywane współpracującym z nami podmiotom, w szczególności firmom z branży IT – dostarczającymi nam rozwiązania informatyczne oraz hosting, doradcom prawnym, czy podwykonawcom.
Czy moje dane są przekazywane poza Unię Europejską?	Z uwagi na to, że korzystamy z usług innych dostawców, np. dostawców w zakresie rozwiązań teleinformatycznych dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Unii Europejskiej, np. USA. Zapewniamy, że w takim przypadku przekazywanie danych odbywać się będzie wyłącznie na podstawie przepisów, tj. po zawarciu stosownej umowy powierzenia przetwarzania lub w oparciu o stosowną umowę pomiędzy nami a tym podmiotem, zawierającą standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską. Przekazujący dane, jeszcze przed zawarciem umowy z odbiorcą danych z państwa trzeciego zweryfikuje, czy poziom ochrony wynikający z tych klauzul jest faktycznie w tym państwie zapewniony.
Przez jaki czas przetwarzane są moje dane osobowe?	Jeżeli jesteś naszym Klientem lub Kontrahentem Twoje dane będą przez nasz przetwarzane odpowiednio do czasu realizacji usługi czy też zakończenia współpracy. Z zastrzeżeniem, że jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych) przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów kodeksu cywilnego. Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych przetwarzamy przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. W działaniach marketingowych lub przesyłania informacji handlowych – dane przetwarzane są do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu. Po upływie wyżej wymienionych okresów Twoje dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.
Czy podanie danych jest moim obowiązkiem?	Korzystanie z naszych usług jest w pełni dobrowolne, jednakże wykorzystujemy przekazane dane osobowe do kontaktu z Tobą celem realizacji zamówienia i usługi. W takim przypadku niepodanie danych może skutkować opóźnieniem a nawet odmową realizacji zamówienia i usługi. Również ze względów rachunkowych czy podatkowych posiadamy obowiązek prawny przetwarzania Twoich danych, brak ich podania może skutkować np. niemożnością wystawienia faktury czy imiennego rachunku na Twoją rzecz. Wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji handlowych (newslettera) jest zawsze dobrowolne.
Jakie mam prawa?	Jako administrator Twoich danych, zapewniamy Ci prawo dostępu do Twoich danych, możesz je również sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania lub cofnąć zgodę na ich przetwarzanie. Możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień - skontaktuj się z nami przez podany powyżej adres e-mail. Informujemy także, że przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.
Definicje i skróty	RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;